Conditions générales d'utilisation de Kalifact

• Version : 1.2
• Date : 11/10/2026
• Modèle à faire valider par un avocat avant publication.

1. Objet

Les présentes conditions générales d'utilisation (« CGU ») fixent les règles d'utilisation du service en ligne Kalifact (le « Service »).

Le Service est accessible à l'adresse https://kalifact.fr. Il est édité par [PRÉNOM NOM DE L'ÉDITEUR], Entrepreneur individuel (EI), exerçant sous le nom commercial Kalifact, dont l'adresse professionnelle est [ADRESSE PROFESSIONNELLE DE L'ÉDITEUR], immatriculé au Registre national des entreprises sous le numéro SIREN [NUMÉRO SIREN] (l'« Éditeur »). Les autres informations légales figurent dans les mentions légales.

Les conditions commerciales de l'abonnement (prix, paiement, durée, résiliation) figurent dans les conditions générales de vente (« CGV »). Le traitement des données que vous saisissez est encadré par l'accord de traitement des données (« DPA »). Ces documents forment ensemble le contrat.

2. Définitions

• Client : l'entreprise qui souscrit au Service (artisan, société, entrepreneur individuel), pour les besoins de son activité professionnelle.
• Utilisateur : toute personne autorisée par le Client à se connecter (gérant, salarié, collaborateur).
• Compte : l'espace du Client dans le Service.
• Données du Client : toutes les informations saisies, importées ou produites par le Client ou ses Utilisateurs (clients, devis, factures, heures, plans, pièces, e-mails récupérés, opérations bancaires…).
• Client final : la personne à qui le Client vend ses travaux ou services (souvent un particulier).
• Extension : un module complémentaire, payant ou gratuit, que le Client peut activer ou désactiver.

3. Acceptation

Vous acceptez les CGU en cochant la case prévue lors de l'inscription. La case n'est jamais pré-cochée.

L'Éditeur conserve la preuve de cette acceptation : version acceptée, date et heure, adresse IP, identifiant du Compte.

Le Service est réservé aux professionnels. En vous inscrivant, vous déclarez agir pour les besoins de votre activité professionnelle.

4. Description du Service

Le Service est un logiciel de facturation et de gestion en ligne destiné à toutes les entreprises et à tous les indépendants, quels que soient leur forme juridique et leur secteur d'activité ; certaines Extensions sont spécialement adaptées à des métiers particuliers (notamment le bâtiment). Il est accessible par un navigateur internet.

La base comprend notamment : devis, factures, avoirs, relances, fichier clients, bibliothèque de prix, modèles de documents, exports comptables, archivage des factures émises avec numérotation continue, empreinte numérique et journal chaîné.

Les Extensions comprennent notamment : Plans, Chantiers, Fiche d'heures, Planning, Achats, Boîtes mail, Banque, Liaison comptable, Documents de chantier, Signature électronique, Multi-entreprise, ainsi que des extensions gratuites de personnalisation. Leur description à jour figure dans le Service et sur la page Tarifs du site internet.

La démonstration : le Service contient une entreprise de démonstration avec des données fictives. Les documents de démonstration n'ont aucune valeur légale. Ils ne peuvent pas être émis ni envoyés.

Quand une Extension est désactivée, ses données restent conservées dans le Compte. Elles redeviennent accessibles si l'Extension est réactivée, dans les limites de la section 14.

5. Création du Compte et accès

5.1. Vous fournissez des informations exactes et à jour sur votre entreprise (dénomination, SIREN, adresse, numéro de TVA…). Ces informations figurent sur vos factures. Vous en êtes responsable.

5.2. Vous choisissez un mot de passe solide, d'au moins 12 caractères. Il est personnel et confidentiel. Après des essais erronés répétés, le Compte est bloqué temporairement ; une alerte vous est envoyée par e-mail lors d'une connexion depuis un nouvel appareil, et l'historique de vos connexions est consultable dans le Service. L'Éditeur le conserve sous une forme hachée : il ne peut pas le lire.

5.3. La double authentification (code d'une application d'authentification, avec des codes de secours) est proposée à tous les Utilisateurs. Nous vous recommandons vivement de l'activer.

5.4. Vous créez les accès de vos Utilisateurs et choisissez leurs droits. Vous êtes responsable de leurs actions dans le Compte. Supprimez l'accès d'une personne qui quitte l'entreprise.

5.5. Prévenez l'Éditeur sans délai à contact@kalifact.fr si vous pensez qu'un accès a été utilisé par un tiers.

6. Vos engagements

Vous vous engagez à :

• utiliser le Service de façon loyale, conformément à la loi et aux présentes CGU ;
• ne saisir que des données que vous avez le droit de traiter ;
• ne pas tenter d'accéder aux données d'autres clients, ni de perturber le Service (attaque, surcharge, contournement des sécurités, extraction automatisée massive) ;
• ne pas revendre ni mettre le Service à disposition de tiers sans accord écrit ;
• ne pas déposer de contenu illicite (contrefaçon, contenu diffamatoire, logiciel malveillant…).

7. Vos responsabilités de professionnel

Le Service est un outil. Il ne remplace ni votre expert-comptable, ni votre avocat, ni vos propres vérifications. En particulier :

7.1. Documents commerciaux. Vous êtes responsable du contenu de vos devis et factures : prix, taux de TVA, mentions obligatoires, mentions propres à votre activité (par exemple : assurance décennale pour le bâtiment, droit de rétractation de vos clients particuliers, médiateur de la consommation, attestation de TVA à taux réduit, autoliquidation…). Le Service propose des modèles et des contrôles, mais vous devez les vérifier.

7.2. Prix de la bibliothèque. Les prix fournis à titre d'exemple sont indicatifs. Vous fixez vos propres prix.

7.3. Calculs. Vérifiez les totaux, remises, retenues de garantie et situations de travaux avant l'émission.

7.4. Conservation. Vous devez conserver vos factures et pièces comptables pendant 10 ans. Le Service les conserve tant que votre Compte est actif. Avant la fin de votre abonnement, téléchargez votre archive complète (voir section 14).

7.5. Facturation électronique. Kalifact n'est pas une plateforme agréée par l'administration fiscale. Il ne permet pas, à lui seul, de recevoir ou d'émettre des factures électroniques au sens de la réforme (réception obligatoire depuis le 01/09/2026 ; émission obligatoire au 01/09/2027 pour les PME, TPE et microentreprises). Vous devez choisir une plateforme agréée. Le Service peut faciliter certains échanges avec elle (export, envoi par e-mail, connecteur s'il existe), sans s'y substituer.

7.6. Encaissements de particuliers. Si vous enregistrez dans le Service des règlements de clients particuliers, la fonction d'encaissement est sécurisée (documents non modifiables après émission, empreinte, journal chaîné, clôtures, archivage). L'Éditeur vous fournit sur demande l'attestation individuelle prévue par l'article 286 du Code général des impôts. Ne modifiez pas les données en dehors du Service.

8. Règles propres à certaines Extensions

8.1 Fiche d'heures

• Vous êtes l'employeur. Vous êtes responsable du traitement des données de vos salariés.
• Avant la mise en service, vous devez informer chaque salarié de ce dispositif de suivi des heures (Code du travail, art. L1222-4).
• Si votre entreprise compte au moins 50 salariés, vous devez informer et consulter le comité social et économique au préalable (art. L2312-38).
• Le Service ne géolocalise pas les salariés.
• Conservez les relevés au moins 1 an pour l'inspection du travail (art. D3171-16). Une conservation de 3 ans est conseillée, car un salarié peut réclamer des salaires sur 3 ans.

8.2 Boîtes mail

• Cette Extension se connecte à votre messagerie (protocole IMAP) pour récupérer vos factures fournisseurs.
• Pour cela, vous confiez au Service un identifiant et un mot de passe. Utilisez de préférence un « mot de passe d'application » créé spécialement dans votre messagerie : vous pourrez le révoquer à tout moment sans changer votre mot de passe principal. Si une connexion sécurisée par autorisation (OAuth) est proposée, préférez-la.
• Le mot de passe est chiffré (AES-256-GCM). Il n'est jamais affiché ni transmis à des tiers. Il est supprimé dès la désactivation de l'Extension.
• Le Service ne lit que les messages nécessaires à la récupération des pièces jointes de factures. Il ne supprime ni n'envoie aucun message depuis votre boîte.
• Risque : quiconque obtient ce mot de passe peut lire votre boîte. Ne l'utilisez pas si votre messagerie contient des informations que vous ne souhaitez pas exposer à ce risque.

8.3 Banque

• La connexion directe à vos comptes bancaires n'est possible que par l'intermédiaire d'un prestataire agréé pour le service d'information sur les comptes (Enable Banking Oy, Otakaari 5, 02150 Espoo, Finlande, identifiant d'entreprise 2988499-7, prestataire de services d'information sur les comptes enregistré auprès de l'autorité finlandaise de surveillance financière (FIN-FSA) et inscrit au registre de l'Autorité bancaire européenne). Vous autorisez la connexion auprès de ce prestataire, selon ses propres conditions. L'Éditeur ne vous demande jamais vos identifiants bancaires.
• À défaut, vous importez vous-même vos relevés (fichiers CSV ou OFX).
• Le rapprochement proposé est une aide. Vérifiez-le.

8.4 Signature électronique

• L'Extension envoie à votre client final un lien pour consulter et signer un devis en ligne.
• Il s'agit d'une signature électronique simple au sens du règlement européen eIDAS. Elle a une valeur juridique (Code civil, art. 1366 et 1367). Mais elle ne bénéficie pas de la présomption de fiabilité réservée à la signature qualifiée. En cas de contestation, il vous appartient de prouver l'accord de votre client.
• Lorsque la fiche du client contient son adresse e-mail ou son numéro de mobile, et sauf désactivation dans les Paramètres, le signataire doit saisir un code à usage unique (6 chiffres, valable 10 minutes, 5 essais) envoyé par e-mail ou par SMS. Vous êtes responsable de l'exactitude de ces coordonnées.
• Pour vous aider, le Service conserve un dossier de preuve : document d'origine au format PDF et son empreinte numérique (SHA-256), date et heure, adresse IP, navigateur, moyen de vérification utilisé, historique de création, d'ouverture du lien, d'envoi et de saisie du code. Il produit un PDF signé (document, signature et page de preuve, fichier technique joint), remis au signataire et inscrit dans le journal inaltérable.
• Pour les montants importants, envisagez une signature manuscrite ou une signature électronique avancée.
• Vous devez remettre à votre client particulier les informations obligatoires (dont le droit de rétractation lorsqu'il s'applique) avant sa signature.

8.5 Achats et sous-traitants

Le suivi des documents de vos sous-traitants (attestations URSSAF, Kbis, assurances) est une aide. Il ne vous dispense pas de votre obligation de vigilance.

8.6 Liaison comptable

L'envoi des pièces à votre comptable se fait à l'adresse que vous indiquez. Vérifiez cette adresse. Les calculs de TVA proposés sont une aide et doivent être validés par votre comptable.

8.7 Multi-entreprise

Chaque entreprise gérée a ses propres données, sa propre numérotation et son propre journal. Les données ne sont jamais mélangées. Vous devez avoir le droit d'agir pour chaque entreprise ajoutée. L'Extension Multi-entreprise est gratuite ; chaque entreprise ajoutée dispose de sa propre licence (période d'essai, puis abonnement de base et Extensions).

9. Disponibilité et maintenance

9.1. L'Éditeur fait ses meilleurs efforts pour que le Service soit accessible 24 h/24 et 7 j/7. Il vise une disponibilité mensuelle de 99 %, hors maintenance programmée (engagement de moyens).

9.2. Les maintenances programmées sont annoncées au moins 48 heures à l'avance, sauf urgence de sécurité. Elles ont lieu de préférence entre 21 h et 7 h.

9.3. Le support est joignable depuis le Service (rubrique « Aide et support ») ou à contact@kalifact.fr, les jours ouvrés. L'Éditeur s'efforce de répondre sous 2 jours ouvrés, et sous 4 heures ouvrées en cas d'indisponibilité totale.

9.4. Le Service peut évoluer : ajout, modification ou retrait de fonctions. Si une évolution supprime une fonction essentielle de la base que vous payez, vous êtes prévenu au moins 30 jours avant et vous pouvez résilier sans frais.

10. Sécurité, sauvegardes et incidents

10.1. L'Éditeur met en œuvre les mesures de sécurité décrites à l'annexe 2 du DPA.

10.2. Les données sont sauvegardées chaque nuit. Les sauvegardes sont chiffrées avant de quitter le serveur, copiées dans un second lieu, conservées 30 jours, et leur restauration est testée automatiquement chaque semaine.

10.3. En cas d'incident de sécurité touchant vos données, l'Éditeur vous prévient dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance. Il vous donne les informations utiles pour vos propres démarches.

11. Données personnelles

• Pour les données de votre Compte et de votre abonnement, l'Éditeur est responsable de traitement : voir la politique de confidentialité.
• Pour les Données du Client qui concernent des personnes (vos clients finaux, vos salariés, vos fournisseurs), vous êtes responsable de traitement et l'Éditeur est votre sous-traitant : voir le DPA.
• Vous devez informer vos propres clients et salariés du traitement de leurs données.

12. Propriété intellectuelle

12.1. Le Service, son code, sa présentation, ses modèles, sa documentation et sa marque appartiennent à l'Éditeur ou à ses concédants. L'abonnement vous donne un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de l'abonnement et pour les besoins de votre entreprise.

12.2. Vous ne pouvez pas copier, modifier, décompiler ou revendre le Service, sauf dans les cas prévus par la loi.

12.3. Vos données vous appartiennent. L'Éditeur ne les utilise que pour vous fournir le Service. Il peut produire des statistiques anonymes et agrégées sur l'usage du Service (par exemple le nombre de devis créés), sans aucune donnée permettant d'identifier vous ou vos clients.

12.4. Vos logos et documents restent votre propriété. Vous autorisez l'Éditeur à les héberger et à les afficher pour vous rendre le Service.

13. Signalement de contenus illicites

Toute personne peut signaler un contenu illicite stocké dans le Service à contact@kalifact.fr, en indiquant : la raison du signalement, l'emplacement précis du contenu, son nom et son adresse e-mail, et une déclaration de bonne foi.

L'Éditeur ne surveille pas vos données. Il examine les signalements reçus et peut, après vous en avoir informé et vous avoir donné les motifs, rendre un contenu manifestement illicite inaccessible.

Point de contact unique pour les autorités : contact@kalifact.fr.

14. Fin du contrat, export et suppression des données

14.1. Pendant toute la durée de l'abonnement, vous pouvez exporter vos données (formats CSV/JSON, PDF des documents, archive légale des factures).

14.2. À la fin de l'abonnement, votre Compte passe en lecture seule pendant 30 jours : vous pouvez consulter et exporter vos données, mais plus en créer.

14.3. Au terme de ces 30 jours, les données sont supprimées définitivement, sauf celles que l'Éditeur doit garder pour ses propres obligations (facturation de votre abonnement). Les copies dans les sauvegardes sont effacées au fil de leur rotation, dans un délai maximal de 30 jours.

14.4. Les règles de changement de fournisseur (préavis, assistance, format d'export) sont détaillées dans les CGV.

15. Suspension

L'Éditeur peut suspendre un accès, après vous avoir prévenu sauf urgence, en cas de :

• risque grave pour la sécurité du Service ou des autres clients ;
• utilisation manifestement illicite ;
• défaut de paiement, dans les conditions des CGV.

Pendant une suspension pour impayé, vous gardez un accès en lecture seule à vos documents émis, pour respecter vos obligations légales.

16. Responsabilité

La responsabilité de l'Éditeur est encadrée par les CGV (article « Responsabilité »).

17. Modification des CGU

L'Éditeur peut modifier les CGU. Vous êtes informé par e-mail et dans le Service au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur. Si vous refusez la nouvelle version, vous pouvez résilier sans frais avant cette date. Les modifications imposées par la loi ou par la sécurité peuvent s'appliquer plus vite.

18. Droit applicable et litiges

Les CGU sont soumises au droit français. Les règles de règlement des litiges figurent dans les CGV.

19. Contact

[PRÉNOM NOM DE L'ÉDITEUR], Entrepreneur individuel (EI) – Kalifact – [ADRESSE PROFESSIONNELLE DE L'ÉDITEUR] – contact@kalifact.fr – support intégré au Service (rubrique « Aide et support »)

Site internet (Extension)

Avec l'Extension Site internet, le Client publie un site vitrine hébergé par l'Éditeur. Le Client en est l'éditeur au sens de la loi pour la confiance dans l'économie numérique : il est responsable de son contenu (textes, photos, dont il doit détenir les droits) et de l'exactitude des mentions légales, générées à partir des informations saisies dans Paramètres. La mesure d'audience fournie est anonyme et sans cookie. Les messages envoyés par le formulaire de contact sont des données personnelles dont le Client est responsable ; l'Éditeur les traite pour son compte (voir l'accord de traitement des données).